• МИСС ТУРИЗМ - 2001
• Для чего гостинице АСУ?
• "Бизнес-Тур - XXI век - отличная репутация"

№12 Апрель 2001

Для чего гостинице АСУ?

Технический прогресс в области информационных технологий прочно завоевывает свои позиции в туристской индустрии. На сегодняшний день для облегчения работы гостиничных служб разработаны и успешно внедряются автоматизированные системы управления, состоящие из набора компьютерных программ, автоматизированных рабочих мест, с помощью которых можно собирать и использовать информацию, как для аппарата управления, так и для остальных служб гостиницы. С их помощью гостинице гораздо проще принимать, хранить и при необходимости находить сведения о резервировании номеров, о постоянных клиентах, требованиях и счетах гостей, и т.д. Значительно упрощается процедура функционирования гостиницы с использованием глобальных систем бронирования, Internet, электронных баз данных по нормативно-правовым актам в туризме, автоматизированных систем взаиморасчетов и т.д. За рубежом такие системы являются нормой технологического процесса.

К сожалению, в России, зачастую компьютеры являются всего лишь данью времени. Рассмотрим средний отель на 500 мест, при 50% загрузки и среднем сроке проживания 4 дня через него проходит в год более 20 тысяч гостей - население небольшого города. При этом надо учитывать, что гостей необходимо поселить в заранее забронированные номера. В период проживания номер должен быть убран, поменяно белье, и горничные должны делать все это незаметно для гостя, то есть в его отсутствие. Гость может пожелать получить не только выбранный им тип питания, но и иметь возможность отдохнуть в баре, кафе или ресторане, гостю необходимо предоставить современные услуги связи, включая факс, Internet. Турист может захотеть воспользоваться дополнительными услугами, предоставляемыми гостиницей, например бюро проката спортивного инвентаря или сауной, стоматологическим кабинетом или посмотреть определенный видеофильм, или выбрать что-то другое. Современные туристы (западные в основном) привыкли заказывать авиа- и железнодорожные билеты, не выходя из своего номера, и пользоваться еще многими разнообразными услугами. В частности предоставление гостю депозита, а также скидок для постоянных клиентов, позволяют значительно увеличить обороты и, как следствие, прибыль. Огромное количество людей рассчитывается кредитными картами, и гостиница должна иметь возможность принять оплату внутренними, так международными кредитными картами.

Все это - огромные информационные потоки, причем информация постоянно изменяется, обновляется. Гостиница получила заказ на бронирование номеров для группы из 20 человек, а накануне заезда выяснилось, что их будет только 15. Доход от незанятых сегодня номеров завтра окажется для гостиницы, потерянным навсегда, а она не должна себе этого позволять. Отель должен моментально отреагировать и предложить места тем, кому еще вчера отказали. Вследствие этого, учет и контроль этих потоков даже небольшого отеля превращается в сложную задачу, требующую установки автоматизированной системы управления гостиницей (АСУ). Кроме этого существует целый ряд других субъективных и объективных причин, обуславливающих использование (или не использование) гостиницей АСУ.

В условиях рыночной экономики предприятия гостиничного комплекса обязаны зарабатывать немалые средства для выживания. Важной частью АСУ являются программы службы приема и размещения, дающие портье, доступ к информации о количестве и параметрах не забронированных номеров: число комнат, класс, цены и т.д. До введения этой системы человеку, занимающемуся резервированием, было значительно труднее собирать эту информацию и пользоваться ею, например, в гостинице "Прибалтийская" где 1200 номеров лист заезда представлял собой огромную простыню.

Компонент системы, обеспечивающий службу резервирования, позволяет работникам этой службы быстро получать запросы на резервирование, подтверждения на уже оформленную бронь и всегда иметь четкую картину планируемой заполняемости отеля на каждый день, собирая воедино информацию о бронировании, произведенном непосредственно в офисе и через систему удаленного бронирования.

Однако говорить об автоматизации работы только портье немного не верно. При выборе программы необходимо исходить из понятия комплексности и охвата как можно большего числа сфер деятельности гостиницы (проживание, питание, горничные, дополнительные услуги гостю, которых могут быть десятки), а не об автоматизации отдельных рабочих мест, частью которых будет являться программа автоматизации службы приема и размещения. Также необходимо обеспечение связи с внешними электронными системами (электронные АТС, электронные замки, системы прокатки кредитных карт и др.). В систему должна быть вложена мощная программа бухгалтерского учета, а также пакет программ для управленческого учета. Кроме того, один из способов обеспечения максимальной загрузки является использование GDS (Global Distributed System - глобальные системы резервирования). Для подключения к такой системе требуется, чтобы отель мог, в режиме on-line, поставлять в систему свежую информацию о состоянии своего номерного фонда, что также обуславливает необходимость использования гостиничной АСУ. Обратясь к комплексной системе, отель избавится от необходимости покупки программного обеспечения у разных фирм и дальнейшего мучительного процесса интеграции разнородных пакетов.

Немаловажным фактором наличия в гостинице АСУ является ее размер. Большие гостиницы подобные "Прибалтийской" не смогут успешно функционировать без компьютерной системы, это совершенно очевидно, но как дела обстоят у небольших отелей, например в два десятка номеров. Есть ли резон им устанавливать такую систему? Что имеет такой отель? Относительно скромное количество гостей, небольшой штат, не сложную бухгалтерию и сложный процесс внедрения системы и адаптации персонала, который очень часто сопротивляется нововведениям. Но это на первый взгляд. Сейчас директору, бухгалтеру, кассиру сложно обойтись без компьютерной техники и соответствующего программного обеспечения. Кроме того, в любой гостинице, не зависимо от ее размера, должна присутствовать система тарификации телефонных переговоров. Это всего четыре компьютера (если не вдаваться в технические детали), но маленький отель тем более избавит себя от большого количества проблем, если установит программные продукты одного разработчика. А в скором будущем не будет ни одной гостиницы, в которой не будет компьютера, поскольку сейчас очень бурно развивается система электронной коммерции.

Разработчики занимаются как созданием дорогих универсальных автоматизированных систем, так и внедрением технологий для отдельных служб гостиницы. Все программы имеют как достоинства, так и недостатки. Некоторые не адаптированы к Российскому рынку, у других их решение может не соответствовать требованиям времени.

Но в любом случае АСУ облегчает функционирование отелей и является компонентом управления, позволяющим получать высокую прибыль.

<<Предыдущая статья Следующая статья>>